Este puesto trabajará directamente con los ejecutivos en Costa Rica y en los Estados Unidos para respaldar la programación del calendario, los viajes, los gastos y la correspondencia con las partes interesadas internas y externas en nombre de los líderes.

Responsabilidades:

• Organizar todas las reuniones, incluidas reuniones de equipo, reuniones con clientes y socios comerciales internos en zonas horarias internacionales, y realizar arreglos de viaje.
• Asegurar que los calendarios de los ejecutivos sean precisos y con visión de futuro.
• Priorizar efectivamente el calendario y programar reuniones de manera oportuna.
• Planificar y reservar viajes ejecutivos con al menos 30 días de anticipación; gestionar facturas y gastos dentro de las dos semanas posteriores a que se produzca el costo.
• Actuar como punto de contacto principal para todas las partes interesadas en relación con solicitudes de reunión.
• Crear y mantener registros de todas las solicitudes de reuniones y cerrarlas de manera oportuna, cumpliendo con un acuerdo de nivel de servicio estricto para responder a las solicitudes.
• Garantizar que todas las invitaciones a reuniones contengan los detalles apropiados para lograr un resultado efectivo.
• Brindar apoyo a otros miembros del personal ejecutivo en caso de ausencia por vacaciones, enfermedad, licencia por maternidad u otros motivos.
• Manejar información confidencial con discreción y sensibilidad.
• Actuar como enlace con otras organizaciones y coordinar esfuerzos para promover la comunicación y la colaboración adecuadas.

Requisitos:

• Más de 10 años de experiencia en asistencia ejecutiva en una organización de software global.
• Atención al detalle, capacidad de organización y enfoque en procesos.
• Habilidades de gestión de calendarios (experiencia en Gmail y Google Calendar obligatoria).
• Excelentes habilidades de organización, gestión del tiempo y priorización.
• Capacidad para trabajar en equipo, proponer mejoras a los procesos y colaborar eficazmente con otros.
• Habilidades de gestión de relaciones y capacidad para construir una red personal en toda la empresa.
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita (nivel C1 o superior).
• Disponibilidad para ajustar el horario a las respectivas zonas horarias de los ejecutivos (actualmente zonas horarias del territorio de EE.UU.).
• Capacidad para comunicarse de forma clara y eficaz con altos directivos y socios externos.
• Capacidad para mantener la confidencialidad y manejar información sensible con discreción.
• Mentalidad proactiva y orientada a soluciones.